Back to work

Jeg har vært produktivitets- og liste-nerd så lenge jeg kan huske. Jeg elsker å lese artikler om produktivitet, å teste ut apper som kan bidra til en bedre hverdag, -og det er også et av mine mitt favoritt-samtale-emner. Når jeg møter likesinnede og kan prate om dette her er jeg i himmelen. Dette betyr på ingen måte at jeg alltid gjør alt perfekt, -mer at jeg er på evig søken etter forbedring i egen boble. Jeg er tidsoptimist, og har tidligere hatt en lei tendens til å føre opp alt for mye på listen hver dag. Det er lite som er så demotiverene som å starte dagen med tredve To Do’s for så å bli like skuffet hver gang det ikke skjer, -så det har jeg bare sluttet med. 

Under har jeg samlet tre av mine (for tiden) beste tips for å mestre produktiviten. Har du selv noen tips du vil legge igjen i kommentarfeltet, kan du være helt sikker på at jeg gjør en liten Happy Dance foran skjermen.

Foto: Stil/ Unsplash

Foto: Stil/ Unsplash

1.    To do listen

The 7 P’s- Proper Prior Planning Prevents Piss Poor Performance

Før jeg ble app-avhengig hadde jeg en slags fetish for almanakker, jeg tror (vet) faktisk at jeg pløyde gjennom flere hvert år. Én raskt nedrablet setning i blå kulepenn i stedet for den elskede sorte 0.5 feltpennen, og jeg begynte å lengte etter å kunne starte på en ny. Sabla dumt for miljøet. Og så var det dette med forskjellige lister da. Én til jobb, én til privat, én til mål osv. Forskjellige notatbøker, almanakker, word-dokumenter og evernote-dokumenter, til å bli tullerusk av. Det letteste er jo egentlig å bare unngå å åpne alt sammen.

Jeg tør faktisk påstå at jeg ble et bedre (i hvert fall mer harmonisk) menneske, den dagen jeg gikk over til digital løsning, og forholdt meg til kun den. Men før jeg kunne slå meg til ro med én, måtte det research til. En oppgave jeg elsket. Jeg leste reviews, jeg så på youtube-anbefalinger og jeg hørte med nettverket. Jeg testet ut digitale lister i alle varianter fra Evernote, Trello, Asana, ClickUp og Wunderlist og flere jeg ikke husker navnet på.

Etter lang søken har jeg slått meg til ro med selveste evangeliet: Todoist.com

Det skal sies at det åpenbart ikke er selve liste-systemet som er viktigst, men den daglige bruken og gjennomførelsen, -men for meg har Todoist gjort hverdagen ganske mange hakk lettere. Hvis du vet nøyaktig hva du skal utføre hver dag, og andre ting er organisert og planlagt til andre dager, gir det hjernen hvile og det blir lettere både å produsere effektivt og å sove godt om nettene. 

Det viktigste med alle systemer er å gjøre det til en vane å bruke de, så hver morgen starter jeg dagen med å gjennomgå dagens to-dos i Todoist.com, og å re-arrangere dagen mot de kommende 7 dagene. 

Todoist er skybasert så du har den både på desktop og mobil. Man bygger todoist-listen opp selv etter hvordan man ønsker å strukturere den, basert på Projects, Labels, Filters. Det er ikke mer komplisert enn at man bruker en liten halvtime på youtube for å finne inspirasjon til oppsett.  Og hvis du er kjent med GTD-systemet er Todoist tilrettelagt for dette.

Personlig passer jeg på å ha kun 3-4 timer hver dag med noe jeg kaller Focus Hours, ting som krever stor konsentrasjon, som jeg markerer i rødt. De orange oppgavene er ting som ikke krever den samme oppmerksomheten, som alikevel bare må gjøres. Regnskap, ting jeg må følge opp og folk som skal kontaktes osv. I tillegg har jeg et par daglige private mål markert i blått, men målet er hele tiden at det ikke skal være så mye at det føles demotiverende. Det skal være realistisk å kunne gjennomføre alt på listen, da blir det morsomt å krysse av etter hvert som oppgavene er løst. 

Så chill at jeg kan stoppe opp og beundre farmors kopp. Foto: Nina Buzzi

Så chill at jeg kan stoppe opp og beundre farmors kopp. Foto: Nina Buzzi

Uansett hvor pen håndskrift du har bør du bare glemme å gjøre to-do listen for hånd. Foto: Stil/ Unsplash

Uansett hvor pen håndskrift du har bør du bare glemme å gjøre to-do listen for hånd. Foto: Stil/ Unsplash


2.    Få ting gjort med en overkommelig innboks

GTD- Getting Things Done av Allen David er en velkjent metode som det er altfor lenge siden jeg har lest, så jeg planlegger å friske opp kunnskapen fra selveste moderskipet denne høsten. Derimot har jeg lest en horde med bloggposter og artikler som referer til GTD systemet. For eksempel AsianEfficiency.com, -en nettside hvor de har plukket det beste fra mange kjente produktivitets-metoder. 

Nyhetsbrevene til Asian Efficiency er gull verdt med fantastiske gratis tips, og jeg har tidligere også kjøpt et webkurs der, noe som føltes litt pricy men var veldig bra. 

Hvis du føler innboksen ofte tar knekken på deg er tips som Inbox Zero/ Touching It Once/ Two Minute Rule fantastisk. Ideen er at hver gang du åpner en e-mail, bestemmer du umiddelbart hva du skal gjøre med den. Du kan enten svare, flytte, arkivere eller slette den. Ikke la den ligge der til å leses igjen og igjen. Dersom det tar under to minutter å svare, gjør du det umiddelbart. Dersom det tar over to minutter å svare flytter du den til en egen mappe, og planlegger tid for når du skal utføre oppgaven, gjerne samtidig med lignende oppgaver. Videre arkiverer du det du kan komme til å trenge videre, eller sletter unødvendigheter. 

Du trenger i prinsippet bare tre mapper for å oppnå dette: Inbox, To Do og Arkiv. Personlig liker jeg å ha et par underfoldere i To Do og Arkiv, for å lettere kunne samle ting i bulk når jeg skal jobbe med det, for eks «regnskap» eller «markedsføring». 

 

Notifications er en av de verste tidstyvene. Skru det av! Foto: William Iven/ Unsplash

Notifications er en av de verste tidstyvene. Skru det av! Foto: William Iven/ Unsplash

3.    Atomic Habits av James Clear (Penguin)

 

Har du hatt de samme målene igjen og igjen uten at du ser noe forbedring? Er det ikke typisk at man går i gang med fantastiske mål som trening, starte en liten sidebusiness, holde det ryddig, bli mester i et spesielt tema, skrive en bok, blogg eller kanskje lære seg et nytt språk, før alt sammen bare faller tilbake til samme gamle Netflix og livet?  Jeg hørte på Atomic Habits i sommer på Storytel, og det er en av de beste produktivitetsbøkene jeg har lest på lang tid. 

Atomic Habits tar en vitenskapelig titt på hvordan vaner blir dannet, både gode og dårlige, med et enkelt og forståelig språk. Forfatteren James Clear mener at det ikke er så stor forskjell på motivasjonen eller evnen til de som lykkes og de som ikke gjør det, det handler rett og slett om vaner og rutiner. 

Boken er proppfull med motiverende tips, som for eksempel at å bygge en vane ikke handler om hvor lang tid det tar, -men hvor mange repetisjoner du gjør. Bryter du sirkelen én gang, hopp opp på hesten gangen etter. Det er viktigere å repetere, enn at du gjør det like bra eller like lenge hver gang. Som Voltaire sa: Perfect is the enemy of the good.  

Det er også mye lettere å bygge en vane hvis den kan assosieres med noe positivt, for eksempel å gjøre noe du liker rett før tingen du gruer deg til. I starten når du skal bygge en ny vane er også belønning en svært viktig motivator, men etter hvert som du bygger vanen er det identitet som blir motivasjonen.

For eksempel for å komme i gang å trene, gi deg selv en fast belønning (slappe av med Netflix? kose med hunden? se en morsom youtube video?) rett etterpå, til du har bygget vanen. Etter hvert når vanen er blitt etablert, vil identiteten ta over som motivasjonsfaktor: «Jeg er en sånn som trener. Sånn er jeg». 

Denne boken er en fantastisk motivator for å komme i gang. Hvis man kan hacke sine egne rutiner, vaner og ikke minst uvaner, kan man jo få til hva som helst!

 

Lykke til med produktiviteten! 

En KOMMENTAR OM PRODUKTIVITET = EN HAPPY DANCE